Los cambios generacionales o las relaciones entre familiares suponen en multitud de ocasiones el fin de muchos negocios familiares que han venido funcionando durante muchos años e incluso generaciones. ¿Cuántas veces los empresarios se han planteado qué será del negocio que tanto les ha costado construir, cuando ya no estén y las nuevas generaciones les sustituyan, a la vista de las situaciones que concurren en cada casa?. Evitar tener que ceder el testigo llegado el momento es difícil, pero se puede afrontar la salida del negocio familiar con la tranquilidad de dejarlo todo atado, al menos desde un punto de vista estructural, organizativo, y de las relaciones entre los socios y los órganos de las empresas, dejando las herramientas adecuadas para las generaciones venideras, a través de la suscripción de los correspondientes protocolos familiares. Se trata de acuerdos privados entre socios, conocidos como “pactos parasociales”, que regirán la vida del negocio, más allá de la sociedad que le da forma y establecerán la manera y los límites en que se desarrollará en el futuro, por encima de cualquier otra norma.
En el ámbito de las empresas familiares y sus relaciones internas, entran en juego factores como el sentimiento familiar, que afecta a la empresa tanto en sentido positivo como negativo; diferentes capacidades a la hora de gestionar; diferentes cualidades e intereses por parte de los familiares o la incorporación de los mismos y/o sus cónyuges a la empresa, todo acompañado de una inevitable dispersión del capital social con el paso de las generaciones. Estas situaciones, que no se producen normalmente todas a la vez, son generadoras de fricciones y en ocasiones supone la muerte del negocio familiar. Estas cuestiones son de capital importancia en una región como Extremadura, donde el 91% de las sociedades mercantiles son empresas familiares, que a su vez generan el 82% de empleo privado. A pesar de ello, solo un 60% de ellas llegan a una segunda generación, porcentaje que se reduce a un 10-15% en la tercera generación. Ello significa que sólo aproximadamente uno de cada diez negocios llega de abuelos a nietos. Estos porcentajes, de forma aproximada, se repiten en el resto de Europa.
Para prevenir lo anterior y propiciar un futuro ordenado de la empresa se hace necesaria la elaboración de un protocolo familiar que dote de seguridad al negocio, puesto en relación con la familia, y a la inversa. Por ello, desde la primera generación y cuanto antes, los fundadores deberían utilizar herramienta para marcar las pautas a las generaciones siguientes, ya que en caso de que la elaboración de estos protocolos se posponga, deberá contar con mayor consenso familiar como consecuencia del aumento de personas que participan en el negocio, dificultando su suscripción.
El protocolo familiar es un pacto parasocial muy similar al pacto de socios, donde cabe una regulación muy similar, con especialidades. Legalmente el protocolo familiar está definido (art.2.1 RD 171/2007, de 9 de febrero, por el que se regula la publicidad de los protocolos familiares), como “aquel conjunto de pactos suscritos por los socios entre sí o con terceros con los que guardan vínculos familiares que afectan una sociedad no cotizada, en la que tengan un interés común en orden a lograr un modelo de comunicación y consenso en la toma de decisiones para regular las relaciones entre familia, propiedad y empresa que afectan a la entidad”. Sin embargo, es una herramienta mucho más amplia y además, dinámica, que debe ser revisada cada cierto tiempo en función de las circunstancias que concurran en cada momento.
En general, es un acuerdo marco que define las líneas estratégicas de la empresa, su sistema de gestión y gobierno, sus objetivos y principios de actuación, la manera en que la familia va a relacionarse con el negocio y entre los socios mismos, así como los métodos de resolución de conflictos, cuyo objetivo último es procurar continuidad de la empresa familiar en el tiempo dentro de un contexto de armonía y consenso familiar. Por ello, de forma muy similar a los pactos de socios, es habitual incluir pactos relativos a la “filosofía” y a cuestiones estratégicas de la empresa (valores fundamentales, normas de actuación o criterios de expansión); pactos sobre el gobierno y dirección de la empresa (creación de órganos ajenos a la estructura societaria, como una Junta de Familia, composición de los órganos de la sociedad, como p. ej asistencia de asesores externos, establecimiento de una edad de jubilación y/o pérdida de la condición de ejecutivo, o la fijación de requisitos para ser administrador); pactos relativos a la entrada y salida de los familiares en la empresa (limitación a la transmisión de participaciones, requisitos de acceso o condiciones de salida); pactos relativos a la titularidad de las participaciones y al ejercicio de los derechos inherentes a las mismas (establecimiento de diferentes clases de participaciones para los socios en función de lo que aportan a la sociedad, ejercicio de los derechos inherentes a las participaciones en los supuestos de cotitularidad, establecimiento de supuestos de salida voluntaria con valoración previa de las participaciones, medidas de separación entre el patrimonio empresarial y familiar, régimen económico matrimonial de los socios o pactos relativos a la sucesión en los que se impone la obligación de testar de una forma determinada en relación con las participaciones); pactos relativos a las relaciones económicas entre la empresa y la familia (política de contratación y salarial de familiares, criterios de retribución de los socios mediante el establecimiento de un dividendo mínimo, o creación de fundaciones) o pactos relativos a la resolución de conflictos para aislar a la empresa de posibles conflictos familiares. Todas ellas y otras muchas son cuestiones que puede llegar a afectar a las relaciones profesionales, económicas o incluso personales, y el contenido de su regulación en el protocolo dependerá de cada caso. No habrá dos protocolos iguales porque no hay dos familias iguales, es un traje a medida que debe adaptarse a cada situación y momento.
Además, los protocolos familiares no tienen por qué constar obligatoriamente en documento público y normalmente tiene carácter reservado para los que lo suscriben, si bien son inscribibles en el Registro mercantil voluntariamente. Por último, debe tenerse en cuenta que el protocolo familiar no es un documento autónomo, sino que debe ser desarrollado por otros documentos, según cada caso, como el testamento, las capitulaciones matrimoniales, los Estatutos sociales, o en su caso, el Reglamento que regule el funcionamiento de los órganos de la empresa.